在宅勤務とは？テレワークとの違いや導入時のポイントと事例を解説
新型コロナウイルスの感染拡大と総務省が主導する働き方改革に伴い、現在大都市圏を中心に在宅勤務やテレワークを導入する企業が多くなっています。
在宅勤務はテレワークの一種ですが、実際に導入する場合は、それぞれの職種や自社の勤務環境を十分に考慮し、きめ細かい対応を行うことが必要になります。
これらを軽視して安易に在宅勤務を導入すると、通常勤務で考えられないようなトラブルを引き起こし、業務に重大な支障を及ぼすことがあります。
本記事では在宅勤務とテレワークの違いを分かりやすく解説し、得られるメリットと、是正すべきデメリットを明らかにしながら、在宅勤務の導入ポイントを具体的な事例を交え、詳しくご紹介していきます。
目次
在宅勤務とは？
ひとくちに在宅勤務といっても、テレワークには他に2つの勤務形態があるため、明確な線引きがないと、実際に業務を行う従業員は戸惑うことが多くなります。
総務省は、自宅でパソコンやFAX、携帯電話を使い仕事をすることを「在宅勤務」と定義してします。
これに対し自宅以外の出先に留まり、前述と同じくパソコン等を使い、仕事をすることを「サテライト・オフィス」とし、外出時や移動中にノートPCや携帯電話を使い、書類作成やメールで業務連絡を行うことを「モバイル勤務」と定義しています。
在宅勤務とテレワークの違い
在宅勤務とテレワークの違いはそれほど明確ではありませんが、事前にその違いを把握しておかないと、導入の際に戸惑うことが多くなります。
具体的に、サテライト・オフィスは営業先にノートPCやタブレットを持ち込み、自社商品のプレゼンを行うことなどが該当します。
他にも納品した自社プログラムに支障が生じた場合などに、従業員がノートPCを持参し、現場で修正作業を行うことも同じです。
モバイル勤務に至っては道端でちょっと立ち止まり、上司が部下に対し、携帯電話のメールで業務指示を出す行為がモバイル勤務です。
つまり、この2つのテレワークは「以前から存在していた勤務形態」といえます。
しかし自宅でパソコンなどを使い、長時間の業務を行う在宅勤務は、まったく新しい試みであり、従業員との合意形成や業務上のルールも現時点では明確に存在しないため、これらを自社ごとに決めていく必要があります。
在宅勤務のメリット
在宅勤務のメリットはさまざまに存在しますが、本章ではその中から特に重要なポイントを下記の3つに絞り、詳しくご紹介していきます。
①従業員の働きやすさ向上
通常勤務を従業員目線で考えると、朝早く起きて満員電車に乗る苦痛をはじめ、新型コロナウイルスの感染リスク増大や通勤時の交通事故など、数多くのデメリットが存在します。
また人間関係が苦手な従業員は、オフィス勤務に大きなストレスを感じていることも多いです。
しかし在宅勤務ならば、それらがほぼ解消され、従業員は煩わしい人間関係を気にせず、住み慣れた自宅で集中して仕事ができるという、メリットが生まれます。
企業側にとっても働きやすい職場環境を提供することで、従業員のモチベーションが高まり、業務効率の向上と売り上げアップが期待できるようになります。
②人材確保
専門性の高いスキルを持つ人でも、手のかかる小さい子供を持つ母親は、フルタイムで働けないなどの社会的なハンデを背負うことがあります。
また日本では親の介護をきっかけに離職を余儀なくされ、働きたいのに働けないという状況で、経済的に追い詰められる人々が多くなっています。
しかし在宅勤務ならば自宅で仕事ができることに加えて、勤務時間も自由に選べるため、親の介護の合間や、子供の面倒を見ながら仕事をすることが可能です。
また在宅勤務の推進は、企業イメージ的にもプラスとなり、さまざまな意味で選択肢と可能性が広がり、より多くの優秀な人材を確保できる、きっかけとなるでしょう。
③経費削減
在宅勤務では通勤がほぼ不要になるため、その分にかかる交通費を大幅に削減できます。
さらに在宅勤務を会社の基本的な勤務形態と定めれば、出社する従業員を大幅に削減でき、企業側は大きなオフィスを常時確保する必要がなくなります。
つまり、既存のオフィスを小規模化して統廃合すれば、オフィス賃料と光熱費、電話やインターネット回線の通信費、椅子や机などの設備費が同時に削減できるのです。
在宅勤務のデメリット
在宅勤務を導入する際はメリットばかりではなく、注意すべきデメリットが数多くあります。
特に下記でご紹介する3点は、軽視すると従業員のモチベーションが十分に保てなくなり、あとで思わぬ重大事につながることがあるため、十分な注意が必要です。
①コミュニケーションの不足
在宅勤務におけるコミュニケーション不足は、テレワークの運営上、最大のデメリットになることがあります。
なぜなら従業員同士のコミュニケーションが不足すると、相互の信頼関係が保てなくなってモチベーションが低下し、業務効率が著しく落ちてしまうからです。
例えば必ず行うべき業務連絡がコミュニケーションから何度も滞り、重要案件の進行に遅れが出て、納期が守れなくなったらどうなるでしょう？
このようなことが積み重なれば会社の信用問題に発展し、従業員同士が責任回避のためにお互いを敵視して、さらに不満が高まるという、悪循環に陥る可能性があります。
このような事態を事前に回避するためにも、企業側は率先してコミュニケーション不足の解消に努め、従業員同士が相互連携できる業務環境を、早期に整えなければなりません。
在宅勤務に特化したビジネスチャットツールを導入すれば、メンバーを自由にグループ化して複数人による同時チャットが可能となり、音声通話やビデオ通話で、直接会話ができるようになり、コミュニケーション不足の解消にもつながるでしょう。
②セキュリティリスクが高まる
これも非常に重要な問題で、セキュリティリスクが高まる状況を放置して在宅勤務を導入すると、企業側は致命的なダメージを負うことがあります。
具体的には、ある従業員が在宅勤務中に企業機密が含まれたファイルを、会社のデータベースから自分のパソコンにダウンロードし、そこから外部に情報漏洩したなどのケースが十分に考えられるからです。
実際このようなデータ漏えい事件は近年多発しており、一度でもこのような事例が発生すると、その企業の社会的信用は大きく低下してしまいます。
そのため企業側は社外秘データの取り扱いを明確にルール化し、データの保全環境を在宅勤務の導入前に、整えておくことが重要になります。
③オンオフの切り替えが難しい
在宅勤務は自宅で仕事ができるという、大きなメリットがありますが、仕事とプライベートが常に隣り合っているため、オンオフの切り替えが難しくなります。
そのため、何の対策も行わないまま在宅勤務を導入すると、従業員は仕事よりもプライベートを優先し、やるべき仕事が後回しになることが多くなるのです。
このような状況を見過ごせば従業員は納期に迫られ、残った仕事を徹夜で片付けるなどの、無理な長時間労働が常態化する可能性があります。
そのため在宅勤務では、長時間労働の是正と、業務進行を妨げない形の勤怠管理の強化が、大きな課題となるのです。
在宅勤務を導入する際のポイント
前項でご紹介したように、在宅勤務には是正すべき重大なデメリットがいくつかあります。
しかし下記でご紹介する3つのポイントを踏まえつつ、導入を実行すれば、デメリットが克服され、通常勤務から在宅勤務へスムーズに移行することが可能となり、業務効率のアップが期待できるようになります。
①勤怠管理を徹底する
在宅勤務における勤怠管理はとても重要で、先にご紹介したペース配分を考えない長時間労働も、簡単に是正することができます。
例えばクラウド上で動作する勤怠管理システムを導入し、従業員に勤務開始と勤務終了時の自己申告を義務化すれば、管理者は全体の勤務状況をスムーズに把握できるようになります。
またこれらのツールでは業務で使用しているノートPCのスクリーンショットを、一定間隔で自動送信する機能があるため、さぼり行為の防止にも役立ちます。
ただし、導入にあたっては従業員の反発などを招かないように、管理者側が丁寧な事前説明を行い、勤怠管理導入に関しての目的と効果を、全員で共有することが大切です。
②情報共有できる体制を作る
在宅勤務ではそれぞれが自宅で仕事をするため、手渡しによる書類の回覧は、事実上できなくなります。
そのため在宅勤務では、メンバー同士の情報共有化が大きな課題となり、これらがうまくできなかった場合は、実際の業務に重大な支障が発生する恐れがあります。
簡単な解決策としては、あらゆるデータをクラウド上で一元化して取り扱う「文書管理システム」を導入することです。
このシステムでは、すべてのデータを瞬時に暗号化してクラウド上に保管し、管理者が個別データごとに、細かいアクセス権限を付与できます。
つまりデータにアクセス権を設定し在宅勤務で活用すれば、グループごとの情報共有化と、その真逆となる情報管理が容易になり、同時にデータの暗号化で外部漏洩などのセキュリティリスクを、大きく軽減できるようになるのです。
③評価方法を見直す
通常勤務では従業員同士が机を並べて仕事をするため、上司が部下の勤務態度を常に確認することができましたが、在宅勤務ではそれができなくなります。
つまり管理者側は従来型の人事評価を大きく見直し、在宅勤務に適した評価方法を導入する必要があるのです。
例えば勤務態度の確認については、業務中のビデオチャットを義務付ける方法がありますが、使用する端末の性能や回線状況によっては、システム上の負荷が大きくなり、業務進行を阻害する可能性があるため、現実的ではありません。
やはり在宅勤務では、提出される成果物の出来栄えや累計の業務実績で、評価を行うのが一番わかりやすく、従業員の意識とモチベーションを早期に高める評価方法になるはずです。
仮想デスクトップ（VDI）の検討もおすすめ
仮想デスクトップ（VDI＝Virtual Desktop Infrastructure）は、クラウド上に仮想デスクトップ環境が構築され、従業員がインターネット回線を通じ、個別にアクセスして作業を行うことができます。
またVDIでは、通常のパソコンと同じようにWindowsOS（要ライセンス契約）が起動するため、従業員はVDIにアクセスするだけで、すぐに仕事を始めることができます。
他にもすべての作業をVDI上で行うため、従業員は自分の端末にデータを保管する必要がなくなり、キーボードやマウスの操作履歴も含め、外部への情報漏洩を効果的に防止することができます。
注意点として、VDIを安定的に運用するには一定の回線品質が必要のため、企業側は従業員の通信環境に留意し、自ら向上に努めなければなりません。
在宅勤務の導入事例
ここからは実際に在宅勤務を導入し、成功している民間企業の事例をご紹介しながら、安全で効率的な在宅勤務のあり方を解説していきます。
株式会社クリアス
株式会社クリアスは浄水や下水に関する環境プラントの設計と施工管理を、主要な業務にしている企業です。
同社では在宅勤務を導入したものの、従業員同士が行う業務連絡の安全性について懸念があったため、ビジネスチャット「WowTalk（ワウトーク）」を導入し、セキュリティリスクの軽減と、業務の効率化に成功しています。
例えばWowTalk導入以前は、従業員が業務連絡とプライベートのやり取りを区別せず、個人向けSNSでバラバラに連絡を行っていたため、情報漏えいの危険が常にありました。
しかしWowTalkで業務連絡を一元管理してからは、すべてを暗号化して送信できるようになり、情報漏洩のリスクを大きく減らすことができたのです。
また社内的にも業務とプライベートが、きっちりと区別され、従業員の仕事に対する意識と意欲が大幅に改善さた結果、業務の効率化が見事に実現しています。
在宅勤務には「WowTalk」
前項の続きとなりますが、ご紹介しているWowTalkは、特定の業種だけではなく、あらゆる分野の在宅勤務に導入が可能です。
WowTalkでは、それぞれの部署ごとにトークルームを設置してグループ化し、すべての通信を一括管理して記録することができます。
また通信自体も「TLS1.2形式」という高度な暗号化技術で自動的に保護されるため、外部漏洩のリスクが大幅に軽減されます。
ほかにもWowTalkの音声通話や、ビデオチャット機能を活用すれば、必要に応じてオンライン会議を開くことができますし、タスク管理システムも備わっているため、業務の進捗状況を、メンバー同士で簡単に共有化できます。
以上となりますが、もしも今後ビジネスチャットの導入を検討されているマネージャー様や人事担当者様がいらっしゃいましたら、ぜひ下記のダウンロードフォームからWowTalkの資料を取り寄せて、ご検討ください。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
導入実績10,000社を超えるビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」についてまとめた資料です。機能に関する具体的な説明の他、導入事例や導入効果、料金プランなどの情報も掲載しています。
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