テレワークでマネジメントを成功させるには？課題と対策を解説
新型コロナウイルスの感染拡大に伴う働き方改革の推進などから、いま都市部を中心に出社せず自宅を仕事場にするテレワーク化が進み、それに伴うテレワーク業務のマネジメント化が大きな課題になりつつあります。
例えば社内で直接顔を合わせて行っていた仕事の打ち合わせも、テレワークでは毎回メールやチャットツールを通して行う必要があるため、社員同士の意思の疎通が滞り、業務に重大な支障を来すことがあります。
このような事態を避けるためにも従来のやり方を改め、テレワークに最適化した新しいマネジメントの構築が求められているのです。
この記事ではテレワークのメリットやデメリットを始め、テレワークで発生しやすいマネジメント上の課題や、マネジメントを成功に導く対策法をご紹介していきます。
目次
テレワークとは？
テレワークとは主にインターネットやオンライン上のチャットツールなどを利用し、時間や場所にとらわれない働き方を指した言葉です。
テレワーク普及のきっかけになったのは、2020年に大流行した新型コロナウイルスの感染拡大で、現在では多くの国内企業がテレワークを実施しています。
テレワークでは通勤時間がなく、都合のいい時間に働くことができるため、社員全体のモチベーションがアップし、業務効率を大きくアップできる可能性があります。
一方で複雑化する業務時間の管理や、社員同士のコミュニケーションを補うためには新しいマネジメント手法が必要となり、これらをどのように構築するかが課題となっています。
テレワークの実施率
総務省の統計によれば、新型コロナウイルスの感染拡大で国内企業のテレワーク実施率は下記のように変化しています（※1）。
例えば2020年3月上旬のテレワークの実施率は国内企業全体で17.6％でしたが、同年4月16日から全国に発出された緊急事態宣言以降に急上昇し、同年5月28日には実施率が56.4％に達しています。
細かい内訳を見ると、大企業が33.7％～83.3％、中小企業は14.1％～51.2％に上昇し、多くの国内企業が新型コロナウイルス感染症から社員の命と健康を守るため、テレワーク化を積極的に進めたことが明らかになりました。
その後は少し実施率が低下するものの、企業内でテレワークを制度化する動きが高まり、2021年の3月に総務省が行ったアンケートでは大企業が53.8％、中小企業の23.7％が「テレワークを制度化した」と答えています。
この回答に「コロナ前からテレワークを制度化している」と答えた分を合わせると大企業で66.3％、中小企業は28.7％がテレワークを制度化しています。
※1：「ポストコロナ」時代におけるテレワークの在り方｜総務省
テレワークのメリットとデメリット
民間のシンクタンクが全国の20歳～59歳の就業者を対象に行ったテレワークの実態に関するインターネットの定量調査では興味深いデータが判明しています（※2）。
例えばテレワークのメリットとしては「コロナ感染症のリスクが減少した」「時間を節約できて移動のストレスが無くなる」「自分のペースでリラックスして仕事ができる」などが挙げられています。
その一方で「相手と直接やり取りできないから気持ちが分かり難い」「上司から公正に評価して貰えるのか？」「自分がサボっていると思われないか？」など、テレワークへの不安も数多くあげられました。
これらのデータからは、テレワークにおけるマネジメントの難しさが大きなデメリットとして露呈しており、従来のやり方を根本から見直す、新しい業務管理のあり方が企業側に求められていることがわかります。
※2：第四回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査｜パーソル総合研究所
テレワーク下でのマネジメントで発生する4つの課題
テレワークはオフィスに出勤する通常業務とは大きく異なるため、従来の方法でマネジメントを行うことが難しくなります。
ここからはテレワーク下で発生する、マネジメント上の主な課題を4つ取り上げてご紹介します。
①適切な評価基準が定まっていない
テレワーク下では通常業務のような評価基準が定まっていないため、人事評価に関するマネジメントが難しくなることがあります。
例えばテレワークでは部下の行う業務を上司が直接見れず、十分な会話ができないため、部下を公正に評価する材料が乏しくなります。
部下の側もコミュニケーション不足などから、公正な評価を受けられるかどうかがわからなくなり、上司に対する不信感を覚えることが多くなります。
②メンバーのモチベーション管理が難しい
テレワーク下で一番の課題になるのは、メンバー同士のコミュニケーション不足によるモチベーションの低下です。
通常業務では社員同士がいつでも顔を合わせて仕事の打ち合わせができますが、テレワークではそれができなくなり、業務上の疑問点が重なって不安が大きくなることがあります。
またテレワークでは通常業務のように相手の表情や反応を見ながらのやり取りができず、メールやチャットの文字だけでコミュニケーションすることが多くなり、メンバー同士の信頼関係を保てなくなるケースも出てきます。
③メンバーの業務進捗の把握が難しい
テレワークでは自分の好きな時間に仕事ができるメリットがありますが、逆に考えると業務の進歩状況の把握がしづらくなり、メンバー同士の連携が難しくなるというデメリットに繋がります。
例えばAという社員がBという社員に頼まれていた資料を、当日の午後2時までに仕上げて渡そうとしていました。
しかしBは午後から翌日の朝まで休暇を取っていたため資料を受け取ることができず、ここで大きな時間的ロスが生まれてしまうのです。
これらを解消するためにもオンラインで利用できる勤怠管理システムを導入し、メンバー全員の勤務時間を予め共有することが大切です。
・【比較】勤怠管理システムおすすめ15選！必要性や種類も解説
④マネージャーとメンバー同士の連携不足
テレワークでは直に顔を合わせて会話することができないため、メンバー同士が連携不足になることがあります。
例えばメンバー同士の協力が不可欠な仕事の場合は、マネージャーが先頭に立ち、連携を密にして業務を行う必要があります。
しかしテレワークではメンバー同士がPC画面のやり取りに終始するため、うまく連携ができなくなり、マネージャーを中心とした業務管理が難しくなることがあるのです。
マネジメントで課題が発生する2つの原因
通常勤務では部下と毎日顔を合わせて仕事についてよく話し合い、チームを組んで業務を行うことが当たり前にできるため、経験豊富なマネージャーならば業務管理を滞りなく行うことができました。
しかしテレワークでは対面による対話が十分に行えず、従来の経験則が通用しなくなり、マネジメント上の課題が発生するケースが多くなります。
①メンバーの業務を直接確認できない
テレワークではマネージャーが部下の業務内容を、直接目で確認することができなくなります。
例えばあるメンバーが間違った書類を作成しても、マネージャーが直接確認して修正できないため、そのままの状態で他のメンバーに回されれば、業務に大きな支障を生じる恐れがあります。
これが社内で回覧される書類ならそれほど問題はありませんが、例えば顧客に提出する見積書の作成を間違えれば企業の信用問題に発展するため、オンラインで利用可能な文書管理ツールの導入を検討しましょう。
②日常的なコミュニケーション不足
通常勤務では社員が部署ごとに隣り合って座っているため、マネージャーは気軽に部下とコミュニケーションを図ることができました。
しかしテレワークでは基本的に1人で仕事を行うため、メンバー同士のコミュニケーションが希薄になり、社員は孤独を感じることが多くなります。
このような状況が長く続くと社員のモチベーションが下がって仕事に身が入らなくなり、業務に支障が出てくる恐れがあります。そうならないために、オンライン飲み会などの交流イベントを行い、コミュニケーション不足の解消に取り組みましょう。
テレワーク下でマネジメントを成功させる4つの対策
前項ではテレワークの課題を中心にご紹介しましたが、ここからはテレワーク下でマネジメントを成功させる、効果的な対策法を4つ取り上げてご紹介します。
①成果を評価する人事制度を作る
テレワークでは業務成果を基にした人事評価基準を新たに作る必要があります。
例えば通常勤務では社員個々の対話力や、人柄が人事上の評価基準になっていましたが、テレワークでは直接対話の機会が大きく減るため、あくまでも業務の成果に合わせた人事評価が必要になります。
成果に応じた公正な人事評価ができれば、社員のモチベーションがアップして業務効率が高まります。
②1on1ミーティングを定期的に行う
社員のモチベーションの維持や業務上の不安を取り除くためにも、1on1ミーティングは定期的に行う必要があります。
1on1ミーティングはマネージャーと部下が対話できる数少ない機会であり、業務上の成果を直接褒めることで、部下のモチベーションを大きくアップできる可能性があります。
また業務上の不備があった場合も、文章で叱れば冷たく感じますが、直接会って不備を指摘しつつ、今後の業務について激励すれば、部下のモチベーションを保つことができるはずです。
③社内コミュニケーションツールを導入する
テレワークで社員同士の連携を保つためにも、社内コミュニケーションツールの導入は不可欠です。
例えば雑談専用のチャットツールを作り、メンバー同士が仕事以外のことを話し合えば自然に連携が強まり、業務のコミュニケーションを円滑に進めることができるようになるでしょう。
・【比較表】社内コミュニケーションツール10選！組織活性化の事例も紹介
④マネジメント側から積極的にコミュニケーションを取る
テレワークでは通常勤務と違い、マネージャーが部下に対して積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。
何故ならテレワークでは顔を合わせた直接対話ができず、業務上の指示だけではコミュニケーション不足に陥りやすいからです。
むしろマネージャーが積極的に雑談をしてオンライン飲み会を企画し、日常会話の中からさり気なく部下が抱える不安などを探り出すなど、リアルとは違う別の意味の対人スキルや人間力が必要になります。
テレワークで業務を行うことを配慮したマネジメント手法へ
本記事ではテレワークのメリットやデメリットを始め、国内におけるテレワークの実施率やテレワーク下で起こりやすいマネジメント上の課題の他、テレワークを成功に導くマネジメント手法をご紹介しました。
テレワークでは通常勤務のマネジメント手法が通用せず、効率的な業務管理が難しくなることがあります。
そのため企業はテレワークの現状に適したマネジメントを自ら作り上げる必要があり、社員同士の連携やモチベーションを積極的に高めつつ、業務の効率化を図ることが重要です。
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