テレワークとは？その種類や企業のメリット・デメリット、導入手順を解説
働き方改革の一環として、多くの企業で導入が進められているテレワーク。オフィス環境に縛られない、新しい働き方として始まったテレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、2020年以降急速に普及しています。
今回は、テレワーク導入に伴う疑問を解消しながら、導入によるメリットや課題、そして具体的な導入手順について、ご紹介します。
目次
テレワークとは何か？
テレワークとは、会社以外の遠隔地から業務を遂行する働き方のことです。これまでの働き方では、就業時間になるとオフィスへ出社し、勤怠記録をつけて、業務を開始するというのが一般的でした。
しかし、テレワーク環境では、オンライン経由で勤怠記録をつけ、業務を遂行する働き方となるので、出社の必要はありません。オフィス機能を外部のツールやサービスで賄うことにより、会社の必要性を無くした働き方がテレワークです。
テレワークの普及率は2020年を境に日本でも急激に増加しており、2021年は国内平均でおよそ38%、大企業ではおよそ69%という普及率に達しています。中小企業ではまだ浸透はしていないものの、今後その割合は増していくと考えられます。
テレワークの種類
テレワークには、主に在宅勤務とモバイルワーク、そして施設利用型勤務の3種類が存在します。それぞれがどのような役割を果たすのか、見ていきましょう。
在宅勤務
在宅勤務は、文字通り従業員が自宅で業務を遂行する方式です。オンライン環境さえあれば業務に支障をきたすことはないという組織や部署で採用される傾向が強く、リモートワークという言葉が一般的に指している働き方も在宅勤務です。
在宅勤務は、これまで育児や介護など家庭の都合で、例外的に許可される働き方の印象が強いものでした。しかしオンラインツールがリモートワーカー向けに普及したことで、オフィスワークと同列かつ併用する形で在宅勤務を選択できる企業も増えています。
モバイルワーク
モバイルワークは、自宅以外の喫茶店や公共施設などを就業場所として、業務を遂行する働き方です。近年は、多くの施設でフリーWi-Fiの提供が行われているため、自宅やオフィス以外でも気軽に働くことができます。
また、スマートフォンのテザリング機能を使えば、周囲にWi-Fiがなくとも電話回線経由でインターネットを利用することができ、タブレットやノートPCから直接業務を遂行するといった働き方も可能です。
施設利用型勤務
施設利用型勤務は、会社がリモートワーカー向けに提供している「サテライトオフィス」などを利用して、業務対応を進めるという方法です。会社に出社するには少し距離があるが、かといって自宅で働くのは公私混同が気になってしまう、というケースに対応できる選択肢で、自宅よりもオフィス寄りだが、オフィスほど公共性がなく、目の前の作業に集中しやすいという特徴があります。
最近では法人向けに提供されているシェアリングオフィスやコワーキングスペースの数も増えており、施設型利用テレワークの勤務先として多くのビジネスマンに親しまれています。自宅では働けないが、リモートワークは実現しなければならないという需要に応えてくれる施設です。
テレワークとリモートワークの違い
テレワークを実施する際、並列的に語られることが多いのがリモートワークです。テレワークとリモートワークは分けて考えられる場合も多いですが、実際にはどちらも同じ意味を指しています。
日本では、テレワークという言葉のほうが行政によって明確に定義づけられているため、こちらを好んで使用するケースも多いです。リモートワークについては、国が深く言及することはありませんが、実際にはテレワークとリモートワークの間で言葉や定義に違いがあるわけではないため、呼びやすいほうを使うと良いでしょう。
ただ、リモートワークという言葉から派生している働き方もいくつか存在します。例えば「ハイブリッド・リモートワーク」は、オフィスワークとリモートワークを組み合わせ、必要に応じて働き方を切り替えるという柔軟性のある働き方です。
あるいは「テンポラリー・リモートワーク」の場合、オフィスワークをメインとしながらも、一時的にリモートワークで対応することを指しています。
これらの働き方は全てテレワークあるいはリモートワークとして認められていますが、特定の働き方を強調したい場合には、使い分けてみるのも良いでしょう。
テレワークのメリット
テレワークの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。具体的にどのようなメリットがあるのか、順に見ていきましょう。
事業継続性の確保
1つ目のメリットは、事業継続性の確保、いわゆる「BCP対策」に効果的であるという点です。オフィスワークに依存した働き方の場合、オフィスに何らかのトラブルが発生したとき、業務遂行が極めて困難になる可能性があります。
わかりやすいのが、地震や火災といった災害の発生です。地震によってオフィスビルが倒壊してしまったり、津波被害を受けてしまうと、オフィスでの就業は不可能となり、復旧まで経済活動を継続することができなくなってしまいます。
また、例えオフィス本体が無事であっても、その地域が被災してしまうと何らかの影響を受ける可能性があります。その地域だけ断水や停電が発生すれば、オフィスは存続できても、インフラが停止してしまい、やはり業務を継続することは難しくなります。
そんなときに役立つのが、テレワークです。テレワークはオフィスに頼ることなく業務を遂行できる環境整備が前提となっているため、例え会社が機能を果たすことができなくなっても、業務を継続できます。
自宅や会社が被害に遭っても、インターネットさえつながっていればどこでも仕事ができるようあらかじめ整えておくことは、働き方に柔軟性を与えるだけでなく、災害対策としても有効です。
日本は世界でも有数の災害大国であり、全国のあらゆる地域が災害のリスクを抱えています。リモートワーク環境の整備は、防災としても機能を果たし、災害リスクに左右されないスマートな企業づくりにも効果を発揮します。
業務生産性の向上
テレワークの2つ目のメリットは、業務生産性の向上です。オフィスワークだけが唯一の働き方となっていると、通常の業務遂行においてもデメリットが発生してしまう可能性があります。
例えば、勤怠を記録するためだけに出社するというパターンです。営業担当で、エリア中を外回りで練り歩いたり、商談のために出張しなければならないという場合でも、勤怠記録をオフィスでしかつけられないとなると、わざわざオフィスへ寄る必要が出てきてしまいます。
こうなると通常業務に支障をきたす可能性があり、業務上の無駄な移動負担が発生するため、健康的な働き方を継続することはできません。
テレワーク環境の整備は、このような業務上の無駄を省く過程で進めることができます。スマホやPCからデジタルで打刻ができるタイムカードシステムを導入すれば、直行直帰の働き方を実現できるだけでなく、自宅からでも業務に関わることができる仕組みを整えられます。
新しい働き方としてテレワークを採用するよりも、むしろ日々の業務上の負担や不満を解消するための施策として、テレワークを捉えてみるのも良いでしょう。
新規雇用・離職防止
テレワークは新しい働き方として大いに注目を集めているため、優秀な人材を確保するためのアピールとしても非常に有効です。
自発性があり主体的に動ける人物ほど、テレワークという仕組みを有効に扱うことができます。業務効率の低下が懸念される場合もありますが、モチベーションの高い優秀な人材にとってはありがたい後押しとなるでしょう。
また、テレワークという柔軟な働き方を認められる組織にアップデートすることで、出産や子育て、病気などによりこれまで通りのオフィスワークが継続できない事情を抱えた人材も、自分のペースで就業を継続することができます。
近年は人材不足が深刻になりつつあり、新しい人手を探すコスト、あるいは新入社員向けの研修コストも肥大しつつあります。自社の環境に適した新しい人材を探すよりも、自社社員に合わせた働き方を実現し、社員の定着率改善に取り組むほうが、経済的にもメリットが大きいといえるでしょう。
テレワークのデメリット・課題
テレワークの導入には、上記のようなメリットが複数期待できる一方で、実施に当たっては課題もあります。どのようなデメリットが考えられるのか、ここで確認しておきましょう。
コミュニケーションが不足しやすい
まず、テレワーク環境で最も起こりやすいのが、コミュニケーションの不足です。これまでオフィスでの対面型コミュニケーションに比重を置いていた企業の場合、テレワークに移行することで、一切のコミュニケーションが取れなくなってしまう可能性があります。
テレワーク環境では、ちょっとした質問や申請、情報共有に際しても、非対面で意思疎通を図る必要があります。連絡を取ろうとするたびに電話やメールを使うのは、非常に不便です。
テレワーク導入を進める際には、あらかじめ対面コミュニケーションの代替手段となる方法を用意しておかなければなりません。
適切な労務管理が困難
2つ目のテレワークにおける課題が、適切な労務管理の遂行です。テレワーク環境に移行すると、従業員が適切な就業時間を守れているかどうかが、不透明になりやすいというデメリットがあります。
会社での業務に限定されている場合、オフィス内に整備された一括管理システムなどで、電源や社内システムをまとめてコントロールできるため、過剰な残業や休日出勤を抑制することができていました。
しかしテレワークとなると、一人ひとりの労働状況をコントロールすることが難しくなり、一括して把握できなくなってしまいます。テレワークに移行すると、かえって労働時間が増えてしまったり、残業コストが嵩んでしまい、割高になってしまうといった問題が懸念されます。
リモート環境においても、オフィスワークと変わらない就業状況をキープできる仕組みづくりが求められるでしょう。
セキュリティリスクへの対応
テレワークへの移行によって忘れてはならないデメリットが、セキュリティリスクの問題です。インターネット経由での就業や自分の好きな場所から働ける環境は、便利である一方、情報漏えいやサイバー攻撃の対象となりやすいといったリスクを抱えています。
オフィスであれば、社内ネットワークや対面での情報共有、業務遂行が実現したため、社内情報を余計なリスクに晒す必要はありませんでした。しかしリモートワークにおいては、常に第三者との接触機会があるインターネットに接続されている状態が維持されるため、必然的に漏えいのリスクは高くなってしまいます。
テレワークへの移行を検討する際は、遠隔でも適切なセキュリティ環境を維持できる仕組みづくりを徹底する必要があるでしょう。また、そもそもテレワークへの移行によって、どのような脅威に晒される危険性があるのか、社内での研修や意識の改善に向けた取り組みを強化することも大切です。
テレワークの導入手順
それではここで、どのような手順でテレワークの導入を進めていけば良いのか、そのプロセスを見ていきましょう。適切な手順でテレワーク環境を整備することで、テレワークのメリットを最大化させられるとともに、無駄のないスマートなテレワークの実践が可能となります。
導入目的の明確化
テレワーク導入のファーストステップとして重要なのが、導入目的の明確化です。そもそもなぜテレワークを実行に移すのか、どんな課題を解決しなければならないのかを明らかにすることで、テレワークへの移行に必要なツールや、手続きなどを確実に選び抜くことができます。
テレワーク導入と言っても、その手続きや実現方法には多様なアプローチが存在します。自社の課題に最適なテレワーク推進方法を選ぶためには、まず達成したい目標を定めることが大切です。
プロジェクトチームを発足し、現況を把握
2つ目のステップが、プロジェクトチームの発足です。テレワークへの移行は、組織の規模が大きくなればなるほど手間のかかる業務であるため、片手間に対応することが難しくなります。
無駄なく最短でテレワークを実現するためには、専門のチームを結成し、対応を進めることが有効です。テレワークの実現は、まず会社内の現状を知ることから始まります。テレワークへの移行に伴い、どんなツールが必要か、現在テレワークへの移行が不可能な業務はあるのかなど、多くの確認作業を必要とします。
これからどのようにテレワークへと移行すれば良いかの計画の策定も見据え、仕組みづくりを進めていきましょう。
運用ルール・ICT環境の整備
3つ目のステップは、テレワークの運用ルールや、ICT環境の整備です。テレワークを適用できる部署や業務はどこなのか、それらのテレワークを実現するためにどんなICT環境が必要なのかを把握し、設備投資を進めます。
PCやモニターなど、自宅でも業務を遂行できるよう機材を揃えることで、業務効率を改善するとともに、セキュリティリスクの回避も可能です。オフィスの備品をリモート用に貸与するのも良いですし、予算が確保できるのであれば、新たに購入することを検討してみるのも良いでしょう。
試験導入を行い、問題点を解消
準備が整った後は、まずはスモールスタートでテレワークの導入に移行します。いきなり大規模にテレワークを進めてしまうと、運用ノウハウがないために、突然のトラブルが発生した際も適切に対応できず、業務が停止してしまう可能性があります。
まずは、必要性の強い部署や事業への影響が小さい部門からテレワークをスタートさせ、適切に運用できるかどうかを検証してみましょう。どのような問題が発生し、どう改善すれば良いのか、テレワークのノウハウを蓄積することで、大規模なリモートワークに移行した際もスムーズに対処することができます。
テレワークを本格導入
試験導入で問題がないことが確認されれば、本格導入を進めましょう。試験導入の際に確認された改善点を施した上で、無駄のないテレワーク遂行を実現できるのが理想です。
無理にテレワークを全社で実施する必要はありませんが、いざというときにすぐ移行できる状況をあらかじめ作っておくことは、BCP対策においても大きな意味があります。
テレワークのセキュリティリスクと対応策
テレワークの導入をどれだけ丁寧に行っても、可能性をゼロにはできないのがセキュリティリスクの問題です。どのようにテレワークのセキュリティリスクと向き合っていけば良いのか、ここで確認しておきましょう。
代表的なセキュリティトラブル
まずは代表的なセキュリティトラブルですが、主に以下のようなリスクが懸念されています。
端末の紛失・盗難
テレワークに移行して間もないころ、頻発しやすいのが業務用端末の紛失や盗難です。特にモバイルワークなど、自宅やオフィスから離れて作業している際には、持ちなれないデバイスへの意識が薄くなってしまい、業務用のPCやスマートフォンを置いて帰ってしまう、あるいは、気づかないうちに盗まれているなどのトラブルが発生しやすい傾向にあります。
私用端末からのウイルス感染
2つ目は、私用端末からのウイルス感染で、会社が情報漏えいやサイバー攻撃の標的となってしまう危険性です。プライベートと仕事用でデバイスを分けていないと、セキュリティ対策が甘くなり、会社情報への不正アクセスといったトラブルを招いてしまう可能性があります。
公共Wi-Fiから盗聴・情報の抜き取り
近年被害が懸念されているのが、公共Wi-Fiを経由した不正アクセスです。公共Wi-Fiは非常に便利な反面、セキュリティ対策はほとんど施されていないというケースが多く、重要機密を扱う業務中などは、公共Wi-Fiの利用を控えるのがベターとされています。
止むをえずこれらのWi-Fiを利用する場合は、日々のルーティンワークなど重要性の低い業務を行う場合のみ使用するといったように、行える業務を限定するのがおすすめです。
有効な対応策
上記のようなリスクを少しでも小さくするためには、以下のような対策が有効とされています。順に見ていきましょう。
ルールを整備する
まず大切なのは、リモートワークにおけるインターネット利用や端末利用に関して、ルールを丁寧に整備することです。従業員一人ひとりの感覚やモラルに委ねてしまうと、どうしても管理が杜撰になり、セキュリティリスクが高まってしまいます。
ルールを厳格にしすぎることも業務遂行に悪影響を与えますが、最小限のルールは定め、やっていいことと悪いことを明確にしておきましょう。
社員の意識改革を行う
セキュリティリスクは社員のモラルにも大きく委ねられているため、会社として彼らの意識改革を推進することも重要です。どのような手口でサイバー犯罪は発生するのか、どういうシチュエーションでインシデントが起きるのかを研修などで徹底して周知し、啓蒙活動を行いましょう。
ソフトやハード面から対策を行う
セキュリティリスクは運用する側のリテラシーが重要な一方、やはりソフトやハードからシステム上の対策を施すことも大切です。セキュリティレベルの高いツールを採用したり、ログイン認証を複雑にしたりと、ソフト・ハードの両面からセキュリティ対策の強化を図りましょう。
テレワークに役立つITツール
上記のようなリスクを回避しながらテレワークを円滑に推進する上では以下のようなツールが活躍しています。
ビジネスチャット
テレワークにおいて大いに活躍するのが、ビジネスチャットです。吹き出し形式のインターフェースで前後の会話を確認しながらメッセージの送受信を行うことができます。対面コミュニケーションのような感覚で使えるだけでなく、画像やPDFなどのファイル共有もすぐに行えるので、テレワークの迅速なコミュニケーション・情報共有に有効です。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、オンラインで打刻を行うために欠かせないシステムです。クラウド上で動作するシステムであれば、テレワーク環境から簡単に申請ができるだけでなく、自動でデータ集計作業を行ってくれるため、労務管理担当者の業務削減にもつながります。
タスク管理ツール
日々の業務を何からこなしていけば良いのかが複雑化しやすい場合には、タスク管理ツールが有効です。「誰がどんな業務に携わっているのか」、「各タスクの進行状況はどうなっているのか」をダッシュボードからまとめて確認できるため、テレワークにおけるマネジメント業務の効率化やチーム連携強化に役立ちます。
WowTalkでテレワークの生産性を向上
テレワークは働き方改革に大いに成果をもたらす手法として注目されていますが、その実現には優れたツールも欠かせません。筆者所属のワウテック株式会社が提供するビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」は、テレワーク推進を強力に後押しするビジネスチャットツールで、すでに10,000社を超える企業で導入が進んでいます。
金融機関でも導入できるだけのセキュリティレベルを有し、安心して利用ができるだけでなく、ITツールの活用に慣れない人でもスムーズに利用できるよう、直感的なUI（ユーザー・インターフェース）を実装しています。
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