テレワークの社内コミュニケーション不足を解消。効果的な方法や工夫とは？
新型コロナウイルスへの対応や働き方改革の一環として、テレワークを検討・実施されている企業も多いのではないでしょうか。
テレワークとは、オフィスに出社せず、自宅やコワーキングスペースなどオフィス以外の場所で働くことを指します。
通勤が不要になる・オフィスの維持費用を削減できるなど、さまざまなメリットがあるテレワークですが、その特性上、「社内のコミュニケーションが不足しやすい」という課題も抱えています。
社内コミュニケーションの不足は、従業員のモチベーション低下や業務生産性の低下を招く恐れがあるため、企業にとって早急に解決すべき課題です。
今回の記事では、テレワークにおける社内コミュニケーション不足を解消する方法を解説します。
「テレワークによって社内のコミュニケーションが活発でなくなってしまった」という担当者の方や、「これからテレワークを実施するけどコミュニケーションが不足するのではないかと心配」という方は、ぜひ参考にしてください。
目次
テレワークとは
テレワークと社内コミュニケーションの関係性について説明する前に、まずは「テレワーク」という言葉の意味について改めて確認しておきます。
総務省によると、テレワークとは以下のように定義されています。
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
総務省：テレワークの推進
さらに総務省によると、テレワークは就業場所によって以下の3種類に分かれるとされています。
- 在宅勤務（自宅を就業場所として行うテレワーク）
- モバイルワーク（移動中の電車内や訪問先のカフェなどを就業場所として行うテレワーク）
- 施設利用型勤務（コワーキングスペースやサテライトオフィスなどの施設を利用して行うテレワーク）
つまりテレワークとは、ICTを活用して、自宅やサテライトオフィスなど会社以外の場所で業務を行う働き方を意味しているといえるでしょう。
社内コミュニケーション不足はテレワークの大きな課題
テレワークを行うことで、企業はコスト削減や生産性向上などさまざまなメリットを享受できます。しかし一方で、テレワークには「社内のコミュニケーションが不足しやすい」という大きな課題があることも事実です。
このような課題が起きてしまう理由としては、まず「対面機会の減少」が挙げられるでしょう。テレワークでは出社が不要となるため、従業員同士が顔を突きあわせてコミュニケーションを行う機会が少なくなります。
また、コミュニケーションのタイミングが能動的なものに限られることも、社内コミュニケーションを減少させる要因のひとつです。
オフィスに出社していれば、廊下ですれ違ったときや自動販売機の前で休憩しているときなど、あらゆる場所で偶発的にコミュニケーションが発生します。
一方、テレワークにおいて、偶発的にコミュニケーションが発生することはまずありません。
テレワークでは、大きく分けて2つのコミュニケーションが想定されます。メールやチャットによるテキストコミュニケーションと、音声通話・ビデオ通話による音声映像コミュニケーションの2つです。
いずれのコミュニケーションも、どちらかが「コミュニケーションを取る」という目的に向かって意図的にコンタクトを取っているため、出社時のように自然発生的なものではないといえます。
このように、テレワークでは自ら行動を起こさなければコミュニケーションが生まれないため、出社をしているときと比較してコミュニケーションが不足しやすいのです。
テレワーク時の社内コミュニケーション不足で起こる問題
前段では、テレワークにおける大きな課題として「社内コミュニケーションの不足」を挙げ、なぜ不足してしまうのか？といった理由について解説しました。
ここからは、社内コミュニケーションが不足するとどのような問題が発生するのか？について説明していきます。
モチベーションの低下
社内のコミュニケーションが不足している状態では、従業員のモチベーションが低下してしまう恐れがあるでしょう。孤独感から周囲に対して疑心暗鬼になってしまい、仕事を頑張ろうという気力を維持しにくくなるからです。
組織内でコミュニケーションが不足している状態だと、従業員は孤独感を覚えやすくなります。孤独を感じている状態が続くと、周囲の人間の考えていることがわからないせいで疑心暗鬼になりやすく、同僚や上司への信頼感も希薄化しやすいです。
信頼感が薄まれば、従業員は「行った仕事を適切に評価してもらえないのではないか？」と不安に感じてしまい、その状態が続けば「見られていないのであれば、仕事を頑張ってもしょうがない」と投げやりになってしまう可能性も考えられます。
社内コミュニケーションがどのような状態にあるのかは、従業員のモチベーション維持に大きく関与しています。モチベーションの低下を避けるためにも、社内コミュニケーションの状態を把握しておくことは、企業にとって重要なことといえるでしょう。
業務効率や生産性の低下
社内のコミュニケーションが不足すると、業務効率や生産性の低下といった問題が発生する恐れがあります。コミュニケーションが不足している状態では、従業員同士の間で、業務に必要な情報が適切に共有されない可能性があるからです。
適切な共有がなされないと、認識の齟齬による故意でないミスの増加や、共有漏れによる作業の差し戻しが発生しやすくなってしまいます。
業務効率や生産性を低下させないためには、従業員同士がしっかりと連携を取り、適切に情報共有していく必要があります。従業員同士の連携を弱体化させないためにも、密にコミュニケーションを取れるような環境や風土作りが必要といえるでしょう。
イノベーションの創出率低下
社内のコミュニケーションが不足すると、イノベーションが生まれにくくなります。なぜなら、イノベーションは日常のコミュニケーションから生まれることもあるからです。
企業にとってのイノベーションとは、既存のモノやコトを組み合わせて、社会に革新をもたらす新しい発想を生みだすことを指します。
企業が成長をしていくために、イノベーションは欠かすことができません。現状維持の状態では、日々変化し続ける市場の要求に対応することができないからです。
そして、イノベーションは「会議室からのみ、生みだされるもの」というわけではありません。何気ない雑談やノンオフィシャルな会話の中からでも、イノベーションは生まれることがあります。
つまり、日常のコミュニケーションが、イノベーションを生みだす貴重な機会となっている可能性があるのです。そのため、社内のコミュニケーションが低下すると、相対的にイノベーションが生まれる確率も低下してしまう恐れがあります。
コンプライアンス違反の発覚遅延
コンプライアンス違反の発覚が遅れてしまう恐れがあることも、社内コミュニケーションの低下によって起こり得る問題のひとつです。
社内コミュニケーションが希薄な状態だと、互いにどのような仕事を行っているのかがわかりづらくなります。そのため、重大なコンプライアンス違反が起きたとしても、迅速に発見することが難しいのです。
コンプライアンス違反は、企業としていち早く発見し対処する必要があります。社内コミュニケーションの不足がコンプライアンス違反につながりかねない側面をもっていることを理解し、素早く対応することが求められるでしょう。
テレワークの社内コミュニケーション不足を解消する方法
前段では、テレワークにおける社内コミュニケーションの不足が、企業にとってどのような問題を引き起こすのかについて言及しました。
このセクションでは、そのような問題を起こさないためにはどうすればよいのか？ テレワーク時の社内コミュニケーションをどのように活性化させればよいのか？について説明します。
テレワークにおける社内コミュニケーションの不足解消に有効な方法を4つ紹介します。
①コミュニケーションツールの導入
まず1つ目が、コミュニケーションツールの導入です。ここでいうコミュニケーションツールとは、企業が業務に利用できるビジネス用のコミュニケーションツールを指しています。
コミュニケーションツールは、情報共有や社員のエンゲージメント強化に役立つものです。さまざまなサービスがありますが、その中でもテレワークのコミュニケーション不足解消に効果を発揮してくれるサービスを3つ紹介します。
ビジネスチャット
1つ目が、ビジネスチャットです。ビジネスチャットとは、その名の通りビジネス用に作られたチャットツールのこと。
テレワークでは、対面でコミュニケーションを取ることができません。そのため、電子テキストか映像音声を使ってコミュニケーションを図る必要があります。
電子テキストであれば、メールが第一の候補にあがるでしょう。しかしメールは、フォーマルなやり取りや1対1のコミュニケーションには適したツールといえますが、社内のインフォーマルなやり取りや複数人での議論には使いづらい印象があります。
そのため、従業員同士のコミュニケーションを活性化させるという点において、大きな効果を期待することは難しいでしょう。
その点、ビジネスチャットは、プライベートで使用している個人SNSと使用感が近しいため、メールよりも気軽に扱うことができます。
チャット形式でカジュアルにコミュニケーションを取ることができるだけでなく、グループチャットの機能を使えば複数人でのやり取りも快適です。
また、ビジネスチャットの多くは、マルチデバイスに対応しています。PCだけでなく、タブレットやスマートフォンなどあらゆる端末から使用することができます。
そのため、「PCを扱うのが苦手」といった方や「現場で働いていて、普段PCの前に座る機会が少ない」といった方でも、コミュニケーションに参加しやすくなるのです。
さらに、ビジネスチャットは企業の利用を想定して作られているため、セキュリティ機能や管理機能が充実しているサービスが多くあります。
個人端末の業務利用において大きな懸念となるセキュリティリスクの問題も、ビジネスチャットであれば幅広く対応することが可能です。
社内SNS
2つ目が、社内SNSです。社内SNSとは、個人利用向けのSNSツールを企業利用向けにカスタマイズしたものを指します。FacebookやLINEの「ビジネス版」といえば、イメージが浮かびやすいのではないでしょうか。
社内SNSは、社内のコミュニケーション活性化や情報共有の効率化を目的に作られたツールです。具体的には、チャット機能やファイルの共有機能、掲示板機能などが搭載されています。
クラウド上で、コミュニケーションや情報共有を完結できることから、従業員同士が別々の拠点で働くテレワークにおいて、エンゲージメント向上や業務効率化に効果を発揮することが期待できます。
ビデオ会議システム
3つ目が、ビデオ会議システムです。ビデオ会議システムとは、専用の機器や端末を通じて、離れた場所にいる相手とコミュニケーションを取れるツールのこと。
ビデオ会議では、映像音声を通じて、まるでひとつの会議室で話しているかのようにコミュニケーションを取ることができます。サービスによっては、端末に写している映像を相手に共有すること（画面共有）や、会議の様子を録画すること（録画機能）も可能です。
テレワークでは、電子テキストによるやり取りをメインコミュニケーションとする場合が多いでしょう。自分のタイミングでコミュニケーションを交わすことができ、ログも残せるため、業務連絡や情報共有に便利です。
しかし、文字では表現することが難しい細かなニュアンスを伝えることや、緊急性の高い要件を迅速に伝えることには、あまり相性がよくありません。
その点、ビデオ会議システムであれば、相手と時間を合わせる必要はあるものの、表情や声、身振り手振りなど、さまざまな情報をリアルタイムに交換することができます。
日常のコミュニケーションは電子テキストを活用し、文字で表現することが難しい場合や緊急性の高い要件を伝える場合にはビデオ会議を活用する、といったように、その他のツールと併用できると、テレワークにおけるコミュニケーション活性化に高い効果が見込めるでしょう。
②タスク・プロジェクト管理ツールの導入
2つ目の方法が、タスク・プロジェクト管理ツールの導入です。タスクやプロジェクトの状況がツール上で可視化されるため、離れた場所で働いている従業員同士でも効率よく連携を取ることができます。
対面でコミュニケーションが取れているときは、目視やちょっとした会話によって業務状況を把握することができました。
しかし、テレワークの場合そうはいきません。各従業員が能動的に報連相を行い、情報共有に努める必要があります。
タスク・プロジェクト管理ツールを導入することで、業務に必要な情報が集約され、それぞれの状態も逐一確認できるようになるため、情報共有の質を一定に保つことができます。
認識の齟齬の発生や情報の共有漏れを防ぐことにも効果を発揮するでしょう。
③チームビルディングの実施
3つ目の方法は、チームビルディングの実施です。チームビルディングとは、各従業員が最大のパフォーマンスを発揮し、成果を生みだせるチームを作りあげることを指します。
チームビルディングは、テレワークのコミュニケーション不足を解消することにも効果が期待できます。なぜなら、従業員のパフォーマンスを最大化させたり成果を生みだせるチームを作りあげるためには、上司と部下や従業員同士のコミュニケーションが欠かせないからです。
チームビルディングの具体的な方法としては、上司と部下が1対1で行う「1on1ミーティング」や、多数の従業員を巻き込んで行う「社内イベント」などが挙げられます。
こういったチームビルディングを実施することで、チーム力が強化されていき、結果的に社内のコミュニケーション量も増加していくことが期待できるでしょう。
④オンラインの社内企画を実施
4つ目の方法は、オンラインの社内企画を実施することです。3つ目に挙げた「チームビルディング」と重なる部分もありますが、こちらはレクリエーションの意味合いで捉えていただけると、意味の切り分けがしやすくなります。
ビデオ会議システムを活用し、オンライン上から従業員同士が交流を図れる機会を作ることで、社内のコミュニケーション量の増加が期待できます。
具体的な施策としては、歓迎会やお疲れ様会、ゲーム性のあるイベントなどの実施が挙げられるでしょう。
こういったオンラインの社内企画を実施することで、普段はコミュニケーションを取る機会が少ない他部門の従業員同士なども交流を図ることができます。
テレワークの社内コミュニケーション事例
テレワークの社内コミュニケーション事例として、弊社が提供・運営しているビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」のご活用事例を紹介します。
株式会社RSコネクト
ビジネスのIT化支援事業を営まれている株式会社RSコネクト様。同社は、2020年4月に発出された緊急事態宣言に伴って、テレワークに移行されました。
業務の標準的なコミュニケーションツールとして、WowTalkを活用いただいています。急なテレワークへの移行にも、WowTalkを導入していたことでスムーズに環境変化に対応できたそうです。
株式会社ユウケイ
訪問介護や居宅介護支援などを行う株式会社ユウケイ様。コロナ禍において、事務員の方がテレワークに移行されています。
同社では、従業員同士の接触を抑えるように工夫されており、そのように顔を突きあわせない形で仕事を進めなくてはいけない場面でも、WowTalkを活用いただくことでコミュニケーションをスムーズに行えているそうです。
株式会社鈴廣蒲鉾本店
創業150周年を超える老舗ブランド「鈴廣かまぼこ」を提供する株式会社鈴廣蒲鉾本店様。同社では、コミュニケーション課題を解決するためにビジネスチャットの活用を決断されました。
新型コロナウイルス拡大防止の観点から、内勤者のテレワークを開始。出退勤や休憩の連絡にWowTalkを活用いただいており、それぞれの稼働状況が見えることで連絡が取りやすくなったそうです。
テレワークの社内コミュニケーション問題を解消しよう
テレワークの運用・実施において、課題となりやすい社内のコミュニケーション。社内のコミュニケーションが不足すると、企業にとってさまざまな問題が起こる可能性があります。
どのような問題が起こるのかを把握し、適切に対処することで、テレワークの社内コミュニケーション不足という課題は解消することが可能です。自社の環境に合った方法で対策を講じ、社内のコミュニケーションを充実させましょう。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。
導入実績10,000社を超えるビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」についてまとめた資料です。機能に関する具体的な説明の他、導入事例や導入効果、料金プランなどの情報も掲載しています。
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